Weniger Wechsel, mehr Überblick: Neues aus der newways.suite

Ein Zahlungseingang steht auf dem Konto. Die Rechnung liegt in der Suite. Jetzt müssen beide zusammenfinden. Genau bei solchen kleinen Übergängen entscheidet sich, wie angenehm eine Software im Alltag ist: Sehen Sie die nötigen Angaben auf einen Blick? Verstehen Sie den Vorschlag? Können Sie danach direkt weiterarbeiten?

Seit unserem letzten Werkstattbericht zum Benutzererlebnis haben wir diese Verbindungen ausgebaut. Die Versionen 1.27 bis 1.31 bringen neue Rechnungsfunktionen, eine geordnetere Übergabe an die Steuerberatung und einen neuen Bankarbeitsplatz. Hinzu kommen deutsche Immobilienverträge, die Übernahme Ihrer Markenfarben aus einer Webseite und ein erweitertes Handbuch.

Das Bildschirmbild zeigt Version 1.31.0 mit erfundenen Beispieldaten aus unserer Testumgebung.

Umsatz und Beleg gehören nebeneinander

Im neuen Bankarbeitsplatz bleibt links die Liste der Umsätze sichtbar. Rechts sehen Sie den ausgewählten Vorgang, passende Belege und die Angaben für die Zuordnung. Ist das Original als PDF oder Bild vorhanden, lässt es sich direkt öffnen. Am Smartphone ordnen sich die Bereiche untereinander an, damit Beträge und Schaltflächen lesbar bleiben.

Die Vorschläge entstehen aus mehreren Hinweisen: einer Belegnummer im Verwendungszweck, dem Betrag, dem Geschäftspartner, dem Datum und früheren bestätigten Zuordnungen. Die Suite zeigt, weshalb ein Beleg passen könnte. Bereits erfasste Zahlungen werden berücksichtigt; ein gleicher Betrag allein ist noch kein eindeutiger Treffer.

Sie prüfen den Vorschlag und bestätigen ihn. Mit „Bestätigen und weiter“ geht es bei vollständig zugeordneten Umsätzen zum nächsten offenen Vorgang. Teilbeträge bleiben zur weiteren Prüfung geöffnet. Arbeitslisten für offene Vorgänge, Vorschläge, private Zahlungen und erledigte Zuordnungen helfen, den Überblick zu behalten. Geeignete eindeutige Zuordnungen lassen sich auch gemeinsam prüfen und bestätigen.

Fehlt ein Ausgabenbeleg, können Sie ihn aus diesem Ablauf heraus erfassen und danach zum Umsatz zurückkehren. Das spart den Umweg über mehrere Bereiche. Die neue Ansicht baut auf dem vorhandenen Import über CSV oder camt.053 auf. Sie löst keine Überweisung aus und übernimmt eine vorgeschlagene Zuordnung erst nach Ihrer Bestätigung.

Private Zahlungen bekommen einen eigenen Platz

Viele Selbstständige kennen die Situation: Auf einem Konto stehen geschäftliche und private Zahlungen nebeneinander. Deshalb fragt die Suite bei der Kontoverwendung ausdrücklich nach, ob es sich um ein reines Geschäftskonto oder ein gemischtes Konto handelt.

Einzelne Umsätze lassen sich mit einer Begründung als privat kennzeichnen, auch wenn eine private Zahlung versehentlich über ein reines Geschäftskonto lief. Ein eigener Filter macht sie wieder auffindbar; die Kennzeichnung erscheint auch in den entsprechenden Berichten und Listen. Falls die Zuordnung falsch war, kann sie nachvollziehbar zurückgenommen werden.

Ein privat markierter Umsatz wird dadurch nicht als betriebliche Ausgabe oder Vorsteuer behandelt. Auch eine steuerliche Kontierung als Privatentnahme entsteht daraus nicht automatisch. Die Kennzeichnung schafft zunächst Klarheit darüber, welche Vorgänge Sie aus der betrieblichen Belegzuordnung herausnehmen.

Die Übergabe an die Steuerberatung wird vollständiger

Bereits mit Version 1.29 haben wir Ausgangsrechnungen, Ausgaben, Zahlungen und importierte Bankumsätze stärker zusammengeführt. Dazu gehören steuerliche Profile für deutsche Unternehmen einschließlich Kleinunternehmern sowie für spanische Autónomos und Gesellschaften im normalen IVA-Gebiet. Das Profil wird bewusst bestätigt und ab einem festgelegten Zeitpunkt verwendet; bestehende Rechnungen werden dadurch nicht nachträglich umgerechnet.

Für die Zusammenarbeit mit der Kanzlei lässt sich ein Übergabepaket mit PDF-Bericht, Excel-Datei, CSV-Listen und Originalbelegen zusammenstellen. Für Deutschland steht nach bestätigter Kontierung außerdem ein DATEV-Buchungsstapel bereit. Folgeexporte berücksichtigen frühere Übergaben und spätere Korrekturen. Über die Rolle „Buchhaltung / Steuerberatung“ kann die zuständige Person gezielt Zugang erhalten.

Das Ziel ist eine nachvollziehbare Übergabe: Welche Unterlagen gehören zum Zeitraum, was wurde bereits übergeben und was hat sich danach geändert? Die fachliche Prüfung bleibt Teil der Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatung; die spanischen Listen sind keine automatische Steuererklärung.

Deutsche Objekte, passende Vertragsvorlagen

Eine deutsche Immobilie braucht im Vertragsassistenten einen eigenen Rechtsraum. Dieser lässt sich mit Version 1.31 getrennt von der Sprache und dem Sitz des Maklerbetriebs wählen.

Neu sind Vorlagen für die Kaufvermittlung, die Vermittlung von Wohnraummiete und die Zusammenarbeit zwischen Maklern. Der Assistent fragt unter anderem das Provisionsmodell, den Verbraucherstatus, den Steuerfall und die Angaben zum Widerruf gesondert ab. So werden Entscheidungen sichtbar, die für den jeweiligen Vertrag wesentlich sind.

Die deutsche Vertragsfassung ist maßgeblich; eine ergänzende englische oder spanische Ausgabe ist möglich. Bestehende spanische Vertragsfassungen bleiben erhalten. Die neuen Vorlagen sind bearbeitbare Muster für die unterstützten Fälle. Eine anwaltliche Prüfung der individuellen Verwendung ersetzen sie nicht.

Ihre Marke beginnt mit Ihrer Webseitenadresse

Wer die Suite für den eigenen Betrieb einrichtet, soll sich darin wiedererkennen. Unter „Einstellungen → Branding → Webseite“ können Sie deshalb eine öffentliche Webseitenadresse eingeben. Die Suite sucht dort nach einem Namen, Farben und geeigneten Logos und stellt die gefundenen Werte zur Auswahl.

Sie sehen zuerst eine Vorschau und entscheiden, welche Angaben übernommen werden. Das ist besonders hilfreich, wenn die eigene Website bereits gestaltet ist und dieselben Farben auch in der Suite verwendet werden sollen. Rechtliche Firmenangaben und Steuereinstellungen werden aus dieser Analyse nicht übernommen.

Die Glasgestaltung bleibt dabei erhalten. Sie bildet weiterhin den Rahmen für Ihre Farben; innerhalb der Arbeitsflächen bekommen Inhalte, Zustände und nächste Schritte mehr Raum.

Hilfe näher an der tatsächlichen Aufgabe

Mit neuen Funktionen muss auch die Hilfe mitwachsen. Wir haben das Handbuch deshalb um aktuelle Finanzabläufe, private Umsätze, die deutschen Verträge und die Markenübernahme ergänzt. Die Suche führt direkt zu passenden Abschnitten.

Auch der digitale Assistent kann diese Inhalte besser finden. Verwandte Begriffe in Deutsch, Englisch und Spanisch helfen bei der Suche; der vollständige Handbuchtext ist weiterhin deutsch. Eine Frage wie „Wie ordne ich diese Zahlung zu?“ soll möglichst nah an den Ablauf führen, den Sie gerade vor sich haben.

Was im Hintergrund dazugehört

Zu den jüngsten Versionen gehören außerdem strukturierte E-Rechnungen: ZUGFeRD/Factur-X mit eingebettetem XML in PDF/A-3b sowie XRechnung. Bei neu festgeschriebenen Rechnungen wird der damalige Rechnungsstand gespeichert. Der Rechnungseingang führt Original, Prüfung und Freigabe zusammen. Für den spanischen VeriFactu-Betrieb gehören Zertifikat, Einrichtung und die tatsächlich unterschriebene Herstellererklärung der eingesetzten Version weiterhin dazu.

Solche Funktionen müssen ebenso geprüft werden wie eine Schaltfläche am Smartphone. Für Version 1.31 haben wir deshalb vollständige Prüfungen mit beiden unterstützten Datenbanksystemen, Browserprüfungen in drei Oberflächensprachen und Sichtprüfungen der erzeugten Vertrags-PDFs durchgeführt. Korrekturen an Importfeldern, Kontrasten und mobilen Schaltflächen gehören ebenfalls zum Update.

Unsere Arbeit beginnt häufig bei einem unscheinbaren Handgriff: einem Beleg, der noch fehlt, einem Betrag, der erklärt werden muss, oder einer Einstellung, die sich leichter übernehmen lässt. Aus diesen Beobachtungen entstehen die nächsten Verbesserungen. Über den Support in der Suite können Sie Fehler melden und eigene Vorschläge einreichen.

Einen Überblick mit Ansichten und Funktionen finden Sie auf nw-suite.com. Die Buchungsseite führt zu Tarifen und Testzugang. Alle Änderungen stehen in der öffentlichen Änderungsliste.