Vom ersten Rückruf zum Angebot in der newways.suite

Jana Reimers möchte den Entwurf für einen neuen Webauftritt besprechen. Sie ruft an, während ihr Ansprechpartner in einem Termin sitzt. Am Nachmittag übernimmt eine Kollegin. Was muss sie wissen, damit Jana ihr Anliegen nicht ein zweites Mal erzählen muss?

Für diese Übergabe haben wir den Vertrieb der newways.suite weiterentwickelt. In unserem Beispiel steht an Janas Kontakt, worum es geht, wer den Rückruf übernimmt und wann er fällig ist. Öffnet die Kollegin ihren Arbeitsvorrat, führt der nächste Schritt direkt zur Akte. Auch wenn Jana gleichzeitig einen Workshop anfragt, können beide Verkaufschancen ihren eigenen Stand und Termin haben.

Vom Telefonat zur Wiedervorlage

Ein Klick auf Anrufen öffnet das für SIP eingerichtete Telefonprogramm auf dem Gerät. Dort führt die Kollegin das Gespräch. Kann die Telefonanlage ihre Anrufereignisse an die Suite melden, erscheinen auch verpasste Anrufe im Journal. Eine eindeutige Nummer findet den passenden Kontakt. Bei einer gemeinsam genutzten Büronummer entscheidet das Team, zu wem der Anruf gehört.

Nach dem Rückruf hält die Kollegin im Logbuch fest, welche Variante Jana bevorzugt. Sie übergibt die Verkaufschance für den Webauftritt an Alex, der das Angebot ausarbeitet. Zur Übergabe gehören der vereinbarte nächste Schritt und sein Termin. Alex erhält die Meldung in der Suite.

E-Mail und Angebot aus Sicht der Empfängerin

Für die geschäftliche Korrespondenz lässt sich das vorhandene Postfach anbinden. Gmail und Google Workspace sowie Microsoft 365 nutzen nach Einrichtung der Anbieteranbindung die Anmeldung bei Google beziehungsweise Microsoft. iCloud Mail verwendet ein app-spezifisches Passwort. Die Suite prüft Eingang, Ausgang und den Gesendet-Ordner. Im Mailarchiv kann das Team eine versendete Nachricht mit ihren ursprünglichen Anhängen wieder öffnen.

Alex lädt Jana per persönlicher E-Mail in den Welcome-Bereich ein. Sie fordert einen einmaligen Code an ihr eingeladenes Postfach an. Danach sieht sie die Zusammenfassung des Gesprächs und die freigegebene Angebotsfassung. Sie kann das PDF herunterladen, eine Rückfrage stellen oder um einen Rückruf bitten. Nimmt sie das freigegebene Angebot verbindlich an, führt das Team ihre bestehende Akte als Kundenakte weiter.

Wann der Kontakt in den Newsletter gehört

Möchte Jana auch den Agentur-Newsletter erhalten, erfasst das Team die Herkunft ihrer Einwilligung am Kontakt. Für eine neue Adresse fordert Mailchimp die Bestätigung an. In der Suite lässt sich sehen, ob diese noch aussteht. Meldet Jana sich später ab, wird ihre Adresse in der Suite sofort gesperrt. Der Abgleich mit Mailchimp lässt sich nachverfolgen.

Jeder Betrieb verbindet dafür eine eigene Mailchimp-Zielgruppe. Die Kampagnen gestaltet und versendet er in Mailchimp. So lässt sich Janas Rückfrage zum Angebot persönlich beantworten, unabhängig davon, ob sie den Newsletter bestellt.

Welcher Kontakt wartet in Ihrem Betrieb gerade auf einen Rückruf? Auf der Produktseite der newways.suite können Sie sich den Arbeitsplatz ansehen. Für eine Probe mit einem eigenen Ablauf geht es hier zur 14-tägigen Testphase.