Agentursoftware für Angebot, Projekt, Rechnung und Zahlung · Deutschland und Spanien
newways.suite ist die Web-Anwendung für Agenturen, Studios, Beratungen und Handwerk mit Projektgeschäft — seit 1.13 auch für Immobilienmakler, mit eigenem Objektmodul. Angebot, Projekt, Zeiten, Rechnung, Zahlung: ein Vorgang, ein Datenbestand. E-Rechnung, GoBD, DATEV und Verifactu sind eingebaut. Zwei Helfer bereiten vor, keiner entscheidet. Ab 19 € netto je Platz — und keine Adresse mehr, die Sie in ein zweites Programm tippen.
Voller Umfang · keine Zahlungsdaten bei der Buchung · monatlich kündbar
In den meisten Betrieben sind das fünf Programme und eine Tabelle — und nach der Rechnung wartet jemand aufs Geld. Hier ist es ein Vorgang, der weiterwächst: Jeder Schritt kennt, was im vorigen entschieden wurde, und er endet nicht bei der Rechnung, sondern wenn die Zahlung am Beleg steht. Keinen Kunden, keinen Preis und keine Stunde tippen Sie ein zweites Mal.
Sie kommt per E-Mail herein. Der Assistent ordnet sie dem Kunden zu — samt Sprache, Steuersatz und Zahlungsziel — und legt einen Vorschlag hin.
Positionen, Mengen, Nachlass. Die Stammdaten stehen schon im Beleg, Sie schreiben nur, was diesmal zu tun ist. Und Sie sehen, wann der Kunde es öffnet.
Der Kunde nimmt das Angebot in seinem Kundenbereich an, mit Unterschrift. Der Annahmevermerk steht danach im PDF.
Aus dem angenommenen Angebot wird das Projekt: Phasen, Aufgaben auf dem Board, Dateien, Budget. Karten zieht auch Ihr Kunde.
Stoppuhr oder von Hand, auf Projekt und Aufgabe — dort, wo die Stunden später abgerechnet werden.
Aus Auftrag und gebuchten Zeiten. Als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung — geprüft, bevor sie hinausgeht.
Ein Knopf auf der Rechnung, das Geld auf Ihrem eigenen Stripe-Konto, die Zahlung steht danach am Beleg. Oder klassisch per Überweisung, mit Erinnerung.
Nicht die Funktionsliste, sondern der Arbeitstag: was um 09:14 im Posteingang liegt, wann der Kunde das Angebot zum zweiten Mal öffnet, und dass die Rechnung von 17:48 um 21:14 bezahlt und am Beleg vermerkt ist. Jedes Bild stammt aus der laufenden Software, die Namen darin sind Demodaten. Was Sie an diesem Tag nicht getan haben: abgetippt, nachgefragt, hinterhertelefoniert.
Der Assistent hat die Nacht durchgelesen: ein neuer Kunde zum Anlegen, eine Antwort zum Prüfen, ein Angebotsentwurf aus den Unterlagen, ein Rückruf als Aufgabe. Verschickt hat er nichts. Sie übernehmen, geben einen Hinweis oder machen es selbst.
Die Übersicht zeigt, was sich bewegt: Angebot angesehen, Kunde im Kundenbereich, Rechnung geöffnet. Ein Anruf zur richtigen Minute. Die Karten ordnen Sie selbst an — verschieben, ausblenden, gespeichert je Person.
Aufgaben liegen auf dem Board, mit Griff, per Maus von Offen nach In Arbeit. Im Kundenbereich schiebt Ihr Kunde seine eigenen Karten weiter, statt zu fragen, ob es noch weitergeht. Was er sieht, geben Sie frei.
Versendete Rechnungen tragen einen Zahlknopf: auf der Belegseite, im Kundenbereich, in der Versandmail, auf dem PDF. Das Geld fließt auf Ihr eigenes Stripe-Konto, die Zahlung steht danach an der Rechnung. Kartendaten berühren die Suite nie.
Termin anlegen, Präsenz oder virtuell, Teams-, Meet- oder Zoom-Link dazu, Adressen eintragen. Hinaus geht eine echte Kalenderdatei im Design Ihrer Agentur — Outlook und Google zeigen Zusagen-Knöpfe, Absagen und Änderungen laufen automatisch.
Alle Namen in den Bildern sind fiktive Demodaten aus der laufenden Software, Fassung 1.12.
Der Assistent steht am Anfang der Kette: Er liest den Posteingang, bevor Sie hinsehen, ordnet zu und legt Vorschläge hin — Kunde, Angebot, Antwort, Aufgabe. Der Persönliche Agent sitzt in jeder Seite und antwortet zu dem, was gerade offen ist; ist etwas zu tun, legt er eine Karte hin. Beide fragen vor jedem Tun, beide sind ab Werk aus. Ob gerade etwas ohne Sie hinausgegangen ist, müssen Sie nie prüfen.
Er liest, was hereinkommt, ordnet es dem Kunden zu und legt einen Vorschlag hin: ein Angebot als Entwurf, eine Antwort zum Prüfen, ein neuer Kunde, eine Aufgabe. Sie übernehmen, geben einen Hinweis oder machen es selbst. Aus einem Hinweis wird auf Wunsch eine Regel — für diesen Kunden oder fürs ganze Haus.
Er kennt den Beleg, den Kunden, das Projekt, das gerade offen ist. Fragen ohne zweiten Tab und ohne Belegnummer. Ist etwas zu tun, legt er eine Karte hin — Aufgabe, Notiz, Zeitbuchung — mit Übernehmen und Verwerfen. Ein Schalter macht ihn zur Bedienhilfe, die im Handbuch nachschlägt und die Fundstelle nennt.
Was in einer fremden E-Mail steht, wird als Inhalt behandelt. Wer versucht, dem Assistenten über eine Nachricht etwas zu befehlen, erreicht nichts. Jeder Vorschlag und jede Regel steht im Verlauf, mit Zeitpunkt und Person.
Beide sind in jeder Stufe dabei, mit einem Kontingent je Stufe. Ein eigenes Konto bei einem KI-Anbieter brauchen Sie nicht; wer mehr will, trägt seinen eigenen Schlüssel ein.
Steht so etwas in einer Nachricht, wird es zur Notiz beim Kunden — zum Prüfen. Nicht in den Beleg.
Ihr Kunde meldet sich an und sieht sein Logo, seine Farbe, seine Sprache. Das Angebot nimmt er dort an, mit Unterschrift. Die Rechnung bezahlt er dort, mit einem Knopf. Dazwischen sieht er den Stand, zieht seine Karten selbst weiter und findet seine Dateien, statt sie in E-Mails zu suchen. Zugänge dafür kosten Sie nichts, in keiner Stufe, und sie sind unbegrenzt. Die Frage „Wie steht es?“ beantwortet der Kundenbereich, nicht Sie.
Ein Link, eine Unterschrift mit dem Finger, ein Protokoll aus Name, Zeitpunkt und IP-Adresse. Der Annahmevermerk steht danach im PDF.
Was Sie von ihm brauchen, steht bei ihm. Er zieht seine Karten selbst weiter, hakt ab und lädt hoch, statt es in einer E-Mail zu suchen.
Offener Betrag, ein Knopf, Zahlung über Ihr eigenes Stripe-Konto. Das PDF liegt daneben — und die Zahlung steht danach am Beleg.
Websites, Dateien, Links, Galerien oder eingebettete Prototypen — im Projektfenster, gestaltet in der Marke Ihres Kunden.
Ab der Stufe Agentur meldet sich Ihr Kunde unter Ihrer Adresse an, nicht unter unserer.
Zugänge für Kunden kosten in keiner Stufe etwas. Bezahlt werden nur die Plätze in Ihrem eigenen Team.
ZUGFeRD und XRechnung für Deutschland, die Hash-Kette mit QR-Code für Spanien, dazu die GoBD-Verfahrensdokumentation aus dem Ist-Zustand Ihrer Anlage und der DATEV-Stapel für den Steuerberater, ein Knopf im Monat. Die E-Rechnung kommt in Deutschland bis 2028 in Stufen, Verifactu in Spanien 2027, die GoBD gilt längst. Wer beides braucht, hatte bisher zwei Programme; hier ist es ein Datenbestand. Und eine E-Rechnung geht erst hinaus, wenn jedes Pflichtfeld gefüllt ist — was noch fehlt, steht in Klartext am Beleg.
ZUGFeRD legt den Datensatz ins PDF, XRechnung ist der Datensatz allein — so verlangen es Behörden. Eingehende E-Rechnungen liest die Suite aus: Lieferant, Nummer, Fälligkeit, Beträge, Steuersätze, Positionen.
Eine unvollständige E-Rechnung wird vom Empfänger abgewiesen, nicht kommentiert. Fehlt ein Pflichtfeld, entsteht keine E-Rechnung, und am Beleg steht in Klartext, was fehlt. Das gewöhnliche PDF entsteht in jedem Fall.
Die Verfahrensdokumentation entsteht aus dem tatsächlichen Zustand Ihrer Anlage, nicht aus einer Vorlage. Der Datenzugriff ist ein Archiv mit allen Belegen, Zahlungen und der Beschreibungsdatei, die der Prüfer braucht.
Je Rechnung und Steuersatz eine Buchung, Debitor an Erlöskonto, dazu die Debitorenliste. SKR03 oder SKR04. Berater- und Mandantennummer einmal eintragen, dann ist es ein Knopf im Monat.
Jede Rechnung erzeugt einen unveränderbaren Datensatz, der am Hash seines Vorgängers hängt, dazu den QR-Code auf dem Beleg. IVA und IRPF je Fall. Erklärung des Herstellers in der Software einsehbar.
Wer hat wann was geändert — Belege, Zahlungen, Nummernkreise, steuerlich erhebliche Einstellungen, mit dem Wert davor und danach. Eine festgeschriebene Rechnung lässt sich weder ändern noch löschen.
| E-Rechnungen empfangen können | seit 1. Januar 2025 — alle |
|---|---|
| E-Rechnungen senden | ab 1. Januar 2027 bei über 800.000 € Vorjahresumsatz |
| E-Rechnungen senden | ab 1. Januar 2028 — alle |
| Verifactu, Gesellschaften | ab 1. Januar 2027 |
| Verifactu, autónomos | ab 1. Juli 2027 |
Gebaut für eine Agentur, gepasst überall, wo dieselbe Kette läuft: Anfrage, Angebot, Auftrag, Arbeit, Abnahme, Rechnung, Zahlung. Doch jede Branche hat die Stelle, an der ihr übliches Programm nichts mehr weiß und eine Tabelle oder E-Mail übernimmt. Unten steht je Branche diese Stelle und der Knopf, das Feld oder der Beleg, der sie schließt. Bei Maklern beginnt die Kette mit einem Objekt und seiner Akte; ihr Abschnitt folgt darunter.
Ihr Kunde sieht den Stand in seiner Marke, statt zu fragen.
Ihr Kunde sieht sein Logo, seine Farbe. Das Angebot unterschreibt er im Kundenbereich; daraus wird das Projekt, seine Karte zieht er von Offen nach In Arbeit, im Projektfenster liegt der Prototyp. Die Rechnung aus Auftrag und Zeiten trägt den Zahlknopf. Er sieht, was Sie freigeben.
Deutsche und spanische Pflichten stehen in einem Beleg, ohne zweites Programm.
Der Steuersatz steht am Kunden: IVA und IRPF für den spanischen, Reverse Charge und ZUGFeRD für den deutschen. Rechnen Sie in Spanien ab, hängt jede Rechnung am Hash der vorigen und trägt den QR-Code. Die Rückfrage bei der Gestoría, ob der Beleg so stimmt, entfällt.
Ihr Kunde unterschreibt das Angebot mit dem Finger und bezahlt per Knopf.
Angenommen wird das Angebot im Kundenbereich: Name, Zeitpunkt und IP-Adresse stehen im Protokoll, der Annahmevermerk im PDF. Die Rechnung trägt „Jetzt online bezahlen“; das Geld geht auf Ihr eigenes Stripe-Konto, die Zahlung steht am Beleg. Wer überweist, bekommt die Erinnerung; Teilzahlungen sind eingeschlossen.
Der Nachtrag ist ein eigenes Angebot, das der Bauherr unterschreibt.
Ändert der Bauherr die Planung, schreiben Sie ein eigenes Angebot; er nimmt es im Kundenbereich an, Name, Zeitpunkt und IP-Adresse im Protokoll. Leistungsphasen sind Projektphasen, Stunden laufen auf der Aufgabe. Die Kommune bekommt die XRechnung; fehlt ein Pflichtfeld, steht es in Klartext am Beleg.
Ihre Teilnehmer lesen im Kundenbereich nach und kosten keinen Platz.
Der Teilnehmer meldet sich an, liest Unterlagen und Stand in seiner Sprache und bezahlt die Rechnung per Knopf. Die Einladung geht als Kalenderdatei hinaus; die Zusagen zählt die Übersicht, ebenso das Angebot, das zum zweiten Mal geöffnet wurde. Bezahlt werden nur die Plätze Ihres Teams.
Der Kunde unterschreibt die Nutzungsrechte dort, wo er die Bilder sieht.
Nutzungsrechte sind eine Position im Angebot, das der Kunde im Kundenbereich mit dem Finger unterschreibt; der Annahmevermerk steht im PDF. Die Bildstrecke liegt dort als Galerie im Projektfenster, sichtbar nur, was Sie freigeben. Die Abnahme trägt seine Unterschrift, die Rechnung den Knopf „Jetzt online bezahlen“.
Die Akte nennt, was fehlt; die Freigabe, wohin das Objekt darf.
„Energieausweis: fehlt“ steht in derselben Liste wie Nota simple und Cédula, jede mit Datum. Sagt der Verkäufer „nicht ins Portal“, bleibt der Haken bei Portale leer; die eigene Webseite darf trotzdem. Die Provisionsrechnung schreiben Sie hier, mit Zahlknopf. In jeder Stufe, auch Solo. Mehr darunter.
Der Verkäufer sagt am Telefon: bitte nicht ins Portal. Ein Interessent fragt nach dem Energieausweis, und keiner weiß, ob er in der Akte liegt. Das Haus soll auf die Webseite, und die Handyfotos tragen noch die Koordinaten. Seit 1.13 hat jedes Objekt eine Akte, die alle drei Fragen kennt: was vorliegt, wohin es darf, was mitgeht — und was nie. Aus derselben Akte entstehen per Knopf die Dateien für Ihre Webseite und für die Portale; vorher prüft die Suite und sagt in Klartext, was fehlt. Nach dem Verkauf schreiben Sie die Provisionsrechnung aus derselben Suite, wie jede Rechnung: mit Zahlknopf, als E-Rechnung, mit Verifactu, wenn Sie in Spanien abrechnen. In jeder Stufe, auch in Solo; Objekte zählen wie Kunden.
Nota simple, Cédula, Energieausweis, IBI, Baugenehmigung — jede Zeile mit dem Datum, von dem die Unterlage stammt. Und „Energieausweis: fehlt“ steht in derselben Liste, nicht im Hinterkopf. Das Papier, von dem keiner wusste, dass es fehlt, fällt in der Akte auf und nicht drei Tage vor dem Notartermin. Vor dem Anruf beim Verkäufer wissen Sie, wonach Sie fragen.
Die Nachbarn müssen es nicht wissen, sagt der Verkäufer. Also bleibt das Objekt off-market: Ihre Suchkunden sehen es, hinaus geht nichts. Zwei Achsen halten das auseinander. Der Status sagt, wie weit das Geschäft ist — Entwurf, aktiv, reserviert, verkauft. Die Freigabe sagt, wohin das Objekt darf — eigene Webseite, Portale oder nirgends. Ab Werk steht sie auf nirgends, und sie merkt sich, wer wann freigegeben hat. Ein Objekt geht nicht mehr hinaus, nur weil es auf „aktiv“ stand.
Vor dem Export prüft die Suite die Akte und sagt in Klartext, was fehlt: die Angabe zum Energieausweis, ein Alternativtext, die Lizenznummer bei Ferienvermietung, ein Preis oder der Haken „auf Anfrage“. Das Objekt wartet in der Akte, bis Sie nachgetragen haben; dann geht es vollständig hinaus, auf beiden Wegen aus derselben Akte: JSON für Ihre eigene Webseite, mit Bildern in drei Breiten, und OpenImmo 1.2.7 für die Portale, geprüft gegen das amtliche Schema. Texte in Deutsch, Englisch und Spanisch, je Bild und Sprache ein Alternativtext. Sie pflegen kein Objekt zweimal.
Der Verkäufer. Sein Name, seine Anschrift, Ihre interne Notiz, die Innenprovision — nichts davon steht in JSON oder XML, auf keinem der beiden Wege. Die Handyfotos werden für den Export neu gerechnet; die GPS-Koordinaten fallen dabei weg. Vor dem Export suchen Sie in keiner Datei mehr nach dem, was den Verkäufer verrät.
| Nota simple | vom 30.08.2026 |
|---|---|
| Cédula de habitabilidad | vom 11.05.2024 |
| Energieausweis | fehlt |
| IBI-Bescheid | vom 15.01.2026 |
| Baugenehmigung | vom 03.02.1998 |
Beispiel mit Demodaten, so wie die Akte es zeigt: je Unterlage das Datum, von dem sie stammt — und was fehlt, in derselben Liste.
Zurücknehmen ist nicht Löschen.Überlegt es sich der Verkäufer anders, nehmen Sie die Freigabe zurück. Beim Portal verschwindet ein Objekt aber erst durch eine Abmeldung. Die Suite erledigt das.
Solo, Studio und Agentur kosten je internem Platz und Monat, Enterprise ist eine Pauschale. Alle Preise netto; jährlich gezahlt sind zwei Monate geschenkt. Zugänge für Ihre Kunden sind unbegrenzt und kosten in jeder Stufe nichts. Assistent und Agent sind überall enthalten, mit einem Kontingent je Stufe, das Objektmodul für Makler in jeder Stufe. Für einen neuen Kundenzugang fragen Sie niemanden — Sie legen ihn an.
14 Tage kostenfreiJede Stufe beginnt mit 14 Tagen kostenfrei. Keine Mindestlaufzeit, monatlich kündbar.
Autónomo, Freiberufler, Einzelkämpfer
19 €
je Platz und Monat · 1–2 Plätze
Kleine Betriebe, drei bis acht Personen
29 €
je Platz und Monat · 3–8 Plätze
Etablierte Betriebe mit eigenem Auftritt
39 €
je Platz und Monat · 5–25 Plätze
Große Betriebe, Verbünde, Konzerntöchter
690 €
je Monat · ab 15 Plätzen
Alles pro Monat, sofern nicht anders angegeben.
| Solo | Studio | Agentur | Enterprise | |
|---|---|---|---|---|
| Plätze | 1–2 | 3–8 | 5–25 | ab 15 |
| Kunden | 100 | 500 | ohne Grenze | ohne Grenze |
| Projekte | 50 | 250 | ohne Grenze | ohne Grenze |
| Objekte | 100 | 500 | ohne Grenze | ohne Grenze |
| Belege je Jahr | 600 | 3.000 | ohne Grenze | ohne Grenze |
| Postfächer | 1 | 3 | 10 | 50 |
| Anfragen an den Assistenten | 300 | 1.500 | 5.000 | ohne Grenze |
| Sprachaufrufe | 200 | 1.000 | 3.000 | ohne Grenze |
Die Kontingente für Assistent und Sprache sind der Grund, warum Sie kein Konto bei einem KI-Anbieter brauchen. Wer einen eigenen Schlüssel einträgt, ist von beiden Grenzen befreit.
Zwei Monate geschenkt, also rund 17 Prozent. Monatlich geht auch, ohne Mindestlaufzeit.
Datenübernahme, Einrichtung und Schulung durch uns — individuelles Angebot je nach Umfang. Wer mag, richtet die Suite selbst ein: von der Anmeldung bis zur ersten Rechnung dauert es etwa eine Stunde.
Voller Umfang, keine abgespeckte Fassung. Wenn Sie in dieser Zeit nicht kündigen, läuft die gewählte Stufe weiter — wenn doch, entstehen keine Kosten.
Die Stufen beschreiben den geplanten Leistungsumfang. Was als in Arbeit oder geplant gekennzeichnet ist, gibt es noch nicht — alles andere läuft heute. Wir halten das lieber auseinander, als es später erklären zu müssen.
Konto anlegen, Stufe wählen, Briefkopf und Nummernkreis eintragen: Das Konto steht in zwei Minuten, bis zur ersten Rechnung dauert es etwa eine Stunde. Der volle Umfang der gewählten Stufe, keine abgespeckte Fassung — das Objektmodul für Makler eingeschlossen, in jeder Stufe. Wenn es nicht passt, kündigen Sie innerhalb der 14 Tage und es entstehen keine Kosten. Zahlungsdaten fragen wir bei der Buchung nicht ab, es gibt also auch nichts, das Sie stornieren müssten.
Firma, Ansprechpartner, Land. Zwei Minuten. Eine USt-IdNr. ist freiwillig — ohne rechnen wir mit spanischer Umsatzsteuer ab, mit gültiger Nummer aus einem anderen EU-Land ohne.
Solo, Studio, Agentur oder Enterprise. Wechseln geht jederzeit.
Briefkopf, Nummernkreis, Steuersätze. Wir helfen, wenn Sie wollen.
Ein Gespräch, ein Blick auf Ihre Abläufe und eine ehrliche Einschätzung, ob newways.suite dazu passt. Wenn nicht, sagen wir das.
