Der Klick bleibt bei Ihnen. Die Grundidee der newways.suite

Software für Betriebe wird meist an Funktionen gemessen. Wie viele Module, wie viele Schnittstellen, wie viele Berichte. Die newways.suite ist aus zwei anderen Fragen entstanden, die wir uns in der eigenen Agentur jeden Tag gestellt haben: Wer entscheidet eigentlich, wenn eine Software „automatisch“ etwas tut? Und was sieht der Kunde, wenn er unsere Arbeit in der Hand hält? Aus den Antworten sind der Posteingang, der Kundenbereich und die Rechnung geworden, so wie sie heute sind.

Ein Posteingang, der vorbereitet und nichts entscheidet

Der Posteingang der Suite ist kein Mailprogramm. Er ist eine Arbeitsliste. Eine Nachricht kommt herein, wird über die Absenderadresse einem Kunden zugeordnet, bei eindeutiger Firmendomain auch über die Domain, und der Assistent macht einen Vorschlag. Freemail-Adressen ordnet er nie über die Domain zu, denn hinter gmail stecken tausend Kunden.

Auf der Vorschlagsseite steht links, was hereinkam, und rechts, was daraus werden soll: eine Einschätzung in einem Satz, dazu aufklappbar die Begründung mit den offenen Fragen und mit allem, was beim Prüfen verworfen wurde. Das ist mit Absicht sichtbar. Ein Vorschlag, der etwas verschluckt, wäre wertlos.

Der Assistent darf nur eine feste Liste von Dingen vorschlagen: einen Kunden anlegen, eine Notiz schreiben, einen Angebotsentwurf bauen, einen Antwortentwurf formulieren, eine Aufgabe anlegen, einen Anhang ablegen, mit dem Maklermodul ein Exposé zu einem Objekt anlegen, oder feststellen, dass nichts zu tun ist. Was er technisch nicht kann: Bankverbindungen, Steuernummern, Belegnummern, Belegstatus, Zahlungen, Passwörter und Rollen. Steht so etwas in einer Nachricht, landet es als Notiz beim Kunden, damit ein Mensch es prüft. Das ist kein Zufall. Rechnungsbetrug per E-Mail läuft fast immer über eine angeblich geänderte Bankverbindung, und genau diese Felder kann ein Vorschlag nicht einmal berühren.

Drei Wege stehen immer gleichzeitig offen. Übernehmen: Der Entwurf wird angelegt, wie er dasteht, das Angebot ohne Nummer, die Antwort ohne Versand. Mach es anders: Ein Satz genügt, etwa „Workshop rausnehmen, dafür zwei Tage Umsetzung“, und es entsteht eine neue Fassung, die alte bleibt erhalten. Lieber selbst machen: Der Editor steht offen, und ab der dritten Fassung tritt dieser Weg deutlicher hervor, denn wenn drei Anläufe nicht gereicht haben, wird der vierte es selten richten. Der letzte Schritt gehört immer einem Menschen. Angebote entstehen als Entwurf, Antworten werden nie selbst verschickt, ein Exposé wird angelegt, nicht versendet.

Drei Betriebe, ein Posteingang

Die Manufaktur. Eine Kundin schreibt: Frühjahrskollektion, 40 Produkte, ein Katalog mit 24 Seiten, fertig bis Ende November, „so wie im letzten Jahr“. Der Assistent kennt den Kunden, die Positionen des letzten Angebots und legt einen Entwurf mit drei Positionen daneben, dazu einen Antwortentwurf mit Terminvorschlag und eine Aufgabe für die Abstimmung. Was fehlt, steht als offene Frage dabei: Soll der Katalog gedruckt werden? Angebot und Antwort gehen erst hinaus, wenn jemand im Betrieb sie freigibt.

Das Maklerbüro. Eine Anfrage nennt eine Objektreferenz aus dem Exposé. Der Assistent ordnet die Nachricht dem Objekt zu und schlägt vor, das Exposé in der Sprache des Interessenten anzulegen, mit einer persönlichen Zeile. Verschickt wird es nicht von selbst. Unterlagen mit Eigentümerdaten bleiben ohnehin gesperrt, bis ein Maklervertrag bestätigt ist.

Die Beratung. Ein Bestandskunde fragt nach einem Termin und schickt ein Dokument mit. Vorschlag: eine Antwort in der Anrede, die dieser Kunde gewohnt ist, eine Aufgabe mit Fälligkeit und die Ablage des Anhangs in der Kundenakte, auf Wunsch sichtbar im Kundenbereich. Alles in einem Vorschlag, alles mit einem Klick übernommen, nichts davon ohne diesen Klick.

Der Kundenbereich: eine Lobby, kein Anhang

Die meisten Betriebe schicken ihre Arbeit als PDF. Angebot, Rechnung, Projektstand, drei Dateien in drei Mails, Absender ein Rechnungsprogramm, Betreff „Ihre Rechnung“. Der Kunde sucht sie später in seinem Postfach und unterschreibt mit dem Drucker.

Der Kundenbereich der Suite dreht das um. Nach der Anmeldung sieht der Kunde eine Übersicht mit dem, was gerade zählt: offene Angebote, offene Rechnungen, seine Aufgaben, neue Dateien, die nächsten Termine. Ganz oben steht, wer am Zug ist. Ein Angebot nimmt er mit Unterschrift an, der Vermerk landet im PDF. Eine Rechnung bezahlt er über einen Knopf, das Geld geht auf das Stripe-Konto des Betriebs, die Zahlung steht am Beleg. Im Projekt zieht er Karten auf dem Board, hakt Aufgaben ab, lädt Dateien hoch und sieht Ergebnisse und Termine. Eine Glocke oben rechts meldet, wenn etwas Neues für ihn bereitliegt, auf Wunsch mit einer kurzen E-Mail.

Und all das trägt die Marke des Betriebs, nicht die der Software. Logo auf der Anmeldeseite, auf jedem Beleg, im Kopf jeder E-Mail, auf der öffentlichen Belegseite. Im Tarif Pro läuft der Kundenbereich unter der eigenen Adresse. Wer noch kein Logo hinterlegt hat, sieht überall den eigenen Firmennamen als Wortmarke, nie die Marke eines anderen. Sogar die Farbe des Kunden hat ihren Platz: Die Belegseite zeigt das Logo des Betriebs und die Markenfarbe des Kunden nebeneinander.

Warum die Marke bis zur Rechnung reicht

Man kann das für Kosmetik halten. Die Forschung sagt etwas anderes. In der Stanford-Studie von B. J. Fogg und Kollegen aus dem Jahr 2002, veröffentlicht mit Consumer WebWatch, nannten 46,1 Prozent der 2.684 Teilnehmer die visuelle Gestaltung als einen Grund, warum sie einer Website Glaubwürdigkeit zusprachen oder absprachen. Kein anderes Kriterium wurde häufiger genannt, weder der Inhalt noch der Absender.

Die zweite Zahl kommt aus der Praxis der Marken selbst. Lucidpress, heute Marq, hat 2019 für den Bericht „State of Brand Consistency“ über 200 Organisationen befragt. Die Unternehmen, die ihre Marke konsequent präsentieren, führten darauf einen Umsatzzuwachs von bis zu 33 Prozent zurück. Zugleich gaben 81 Prozent an, mit Material zu kämpfen, das nicht zur Marke passt. Beides sind Selbstauskünfte, keine Laborwerte, aber sie zeigen, wo die Lücke sitzt: Die Website ist gestaltet, die Rechnung nicht.

Genau dort setzt die Suite an. Das Angebot, die Rechnung, der Kundenbereich und die E-Mail dazu sind Berührungspunkte mit der Marke, und zwar die, die Geld bewegen. Ein Angebot, das aussieht wie das Unternehmen, wird anders gelesen als ein Formular aus einem Rechnungsprogramm. Deshalb steht auf allem, was der Kunde sieht, die Marke des Betriebs, und deshalb ist der Kundenbereich eine Lobby und kein Anhang.

Zwei Steuerwelten, eine Rechnung

Wer von Palma aus für Kunden in Deutschland und Spanien arbeitet, hat zwei Steuerwelten auf dem Schreibtisch. Die Suite vereint sie in einem Beleg.

In Deutschland gilt die E-Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931. Die Suite erzeugt sie als ZUGFeRD, also als Datensatz im PDF, oder als XRechnung für Behörden, die gar kein PDF entgegennehmen. Beides entsteht aus demselben XML, und die Suite prüft es, bevor es hinausgeht. Die Fristen sind gesetzt: Empfangen können müssen alle Unternehmen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen ab 2027 Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 alle. Ausgenommen bleiben Rechnungen bis 250 Euro und die eigenen Rechnungen von Kleinunternehmern.

In Spanien heißt die Pflicht Verifactu, geregelt im Real Decreto 1007/2023. Zu jeder Rechnung entsteht ein Datensatz, der unveränderbar am Hash seines Vorgängers hängt und laufend an die Agencia Tributaria gemeldet wird. Auf der Rechnung stehen dafür ein QR-Code und ein Pflichthinweis. Nach der jüngsten Verschiebung durch das Real Decreto-ley 15/2025 gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2027 für Gesellschaften und ab dem 1. Juli 2027 für Autónomos. Die Dienste der Steuerbehörde laufen bereits, freiwillig mitmachen kann man längst.

Für den Betrieb heißt das: ein Beleg, dieselben Positionen, derselbe Kundenbereich. Ob eine Rechnung als ZUGFeRD hinausgeht oder mit Hash-Kette und QR-Code, entscheidet die Einstellung des Mandanten, nicht die Auswahl des Werkzeugs. E-Rechnung und Verifactu stecken in jedem Tarif, auch im kleinsten. Dazu kommen die Verfahrensdokumentation nach GoBD aus dem Ist-Zustand, der Stapel für den Steuerberater und für die spanische Steuerberatung ein eigenes Paket mit Ausgangsbuch.

Was das im Alltag heißt

Zwei Helfer bereiten vor, keiner entscheidet. Der Kunde bekommt eine Lobby statt eines Anhangs. Und die Rechnung kennt beide Steuerwelten, ohne dass jemand zwei Programme pflegt. Wir arbeiten selbst jeden Tag damit, mit unseren eigenen Kunden, in drei Sprachen. Wer es ausprobieren möchte, findet unter newways.consulting/suite die Tarife und einen Test von 14 Tagen ohne Zahlungsdaten.